Ooit gehoord van een snelkookpanscrum?

Misschien ken je de term ‘scrum’ uit de rugbysport. Daar is het een manier om het spel te hervatten na een kleine technische overtreding. Scrum komt oorspronkelijk uit de organisatietheorie, maar is als methode voor het managen van projecten groot geworden in de ICT. Scrum kenmerkt zich door regelmatige en korte bijeenkomsten met het team, voor monitoring, voortgang, actie en reflectie. Sinds een paar jaar is scrum bezig aan een opmars in niet-ICT-gerelateerde disciplines, zoals financiën, organisatieontwikkeling, innovatietrajecten, beleid en nu dus ook in communicatie.

Scrum formaliseert de flexibiliteit

Betteke van Ruler, die al een tijd riep dat uitgebreide communicatieplannen niet zinvol zijn, heeft de methode aangepast voor gebruik in de communicatiepraktijk. Kenmerkend voor scrum is dat je projecten niet van tevoren helemaal dichttimmert, maar dat je je acties kort van tevoren plant en steeds evalueert. Dat maakt je wendbaar. “Scrum is een flexibele manier van werken die je helpt om richting te bepalen en je communicatietaken te plannen. Deze flexibele aanpak is véél meer van deze tijd dan het traditionele communicatieplan waarin je vooraf bepaalt welk resultaat je precies wilt behalen en welke acties je daarvoor moet uitvoeren.”, zegt Betteke van Ruler (bron: Dienst Publiek & Communicatie).

Scrummen doe je normaliter over een langere periode, om een project flexibel en efficiënt uit te voeren. Maar de methodiek van scrum leent zich ook heel goed om duidelijk afgekaderde communicatievraagstukken in korte tijd tot uitvoering te brengen in de vorm van een ‘snelkookpanscrum’. De snelkookpanscrum bestaat uit twee sprints van een dag, waarbij je twee dagen met een multidisciplinair team aan de slag gaat. Aan het eind van die twee dagen heb je je een concreet resultaat liggen.

Voorbeeld: NOS

Bij de NOS zijn we met een team van communicatieprofessionals aan de slag gegaan met de opdracht: Bedenk een uiting voor social media met als doel om jongeren tussen 20-35 jaar kennis te laten maken met de NOS-app. De NOS had aan het eind van de eerste dag al een klantenpanel geregeld, waar we onze ideeën van de eerste dag aan konden voorleggen. Die waren zeer kritisch. Spannend misschien, maar daardoor konden we heel gericht keuzes maken en een kant-en-klaar product opleveren aan het einde van de tweede dag.

Wat heb je nodig?

De snelkookpanscrum bestaat uit een uitgebreide voorbespreking, een workshop voor de deelnemers (eventueel aangevuld met een aantal andere geïnteresseerden), en twee scrumdagen. Een scrumteam bestaat uit tussen de 3 en 9 deelnemers. De samenstelling hangt af van het vraagstuk dat opgepakt wordt.